Wij zorgen voor uw medewerkers zodat
u kunt zorgen voor de groei van uw bedrijf
Wij zorgen voor uw medewerkers zodat
u kunt zorgen voor de groei van uw bedrijf
Ofwel bij de aanwerving van de eerste werknemer ofwel na enkele jaren, is het nuttig om een evaluatie van enkele sociale secretariaten te doen. Een sociaal secretariaat is immers een belangrijke partner voor de KMO-bedrijfsleider, zowel voor de correcte en tijdige betaling van het loon als voor sociaaljuridisch advies bij alle mogelijke personeelsaangelegenheden.
Maar hoe kan je die vergelijken zonder ze echt te testen? Door hun website goed te onderzoeken en door hen te vragen om een uitgebreide demo te geven van hun software in jouw kantoren.
De beste sociale secretariaten bieden je heel wat nuttige informatie en tools aan op hun website. Een sociaal secretariaat dat veel informatie deelt op z’n website, beschikt in regel over een goed uitgebouwde juridische dienst die je tegen betaling ook voor complexere problemen zal kunnen inschakelen als je klant wordt.
Als je geabonneerd bent op onafhankelijke HR-nieuwsbrieven, zal je snel merken welke sites van sociale secretariaten frequent gebruikt worden als informatiebron en hoeveel informatie er dan ter beschikking is als je doorklikt op zo’n link. Ook zoeken naar een tool om bijvoorbeeld bruto-netto berekeningen te maken, om zwangerschapsrust of vakantierechten uit te rekenen, leiden je vaak naar sites van sociale secretariaten waar je dan een handige tool kan gebruiken.
Als je telefonisch of via de website contact opneemt met de 3 à 5 sociale secretariaten die je zou willen ontmoeten, merk je snel wie efficiënt reageert en bij wie het moeite kost om de juiste persoon te pakken te krijgen of een gepaste reactie te ontvangen.
Bij de aanwerving van een eerste werknemer kan je nog niet veel informatie geven voorafgaand aan een demo, maar als je al wat ervaring hebt is het zeker nuttig om mee te geven hoeveel werknemers je hebt, wat je vooruitzichten zijn inzake aantal werknemers, wat je belangrijk vindt in de samenwerking met een sociaal secretariaat.
De eerste vereiste voor een demo is dat het om een echte demo gaat: gegevens van een fictief bedrijf, maar getoond in de reële werkomgeving die jij als klant zal gebruiken. Je wilt geen slides overlopen, maar de applicatie die je zelf zal moeten gebruiken aan het werk zien. De functionaliteit die je zeker wilt zien: het aanmaken van een nieuwe werknemer met al zijn gegevens, het beheren van extralegale voordelen en het invoeren van de maandelijkse prestaties. Je let daarbij niet alleen op de functionaliteit, maar ook op de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie. Jij zal dit immers meestal maar 1 x per maand gebruiken en je wilt niet elke keer een handleiding moeten bovenhalen. Toch is het ook wel belangrijk dat er een goede handleiding en een opleiding voorzien wordt.
Elk sociaal secretariaat biedt ook heel wat extra functionaliteit aan, meestal in aparte modules en tegen een extra vergoeding. Het is belangrijk dat je weet wat de mogelijkheden zijn, maar evalueer bij elk aanbod of dat in jouw situatie echt zoveel tijdwinst zal opleveren dat die meerprijs verantwoord is. Je kan die modules ook later nog bijnemen, als je door de groei van je bedrijf behoefte krijgt aan die bijkomende functionaliteit.
En tenslotte de prijs. En dat is vaak het moeilijkste, omdat je altijd riskeert om appels en citroenen te vergelijken. Eenmalige opstartkosten, jaarlijkse abonnementskosten, jaarlijkse kosten voor vakantiegeld en eindejaarspremie, kosten per kwartaal, kosten per maand, kosten per werknemer,… Geen 2 offertes bevat dezelfde elementen. Je zal dus zelf een overzicht moeten maken om te weten wat “een jaar samenwerken met dit sociaal secretariaat” zal kosten en om de verschillende sociale secretariaten te kunnen vergelijken. En dan moet je ook nog eens goed kijken naar wat er in dat basisbedrag niet inbegrepen is en wat ze dus aanreken telkens het zich voordoet (een Dimona-aangifte, een uitdienst berekening,…).
Van sociaal secretariaat veranderen doe je door voor 1 juli je huidige sociaal secretariaat op te zeggen om dan 6 maanden later, op 1 januari, echt over te stappen. Die 6 maanden gebruikt het nieuwe sociale secretariaat om al je informatie te analyseren en alles klaar te zetten in hun software zodat je op 1 januari kan overstappen.
Wil je op de hoogte gehouden worden als er een nieuwe blogpost verschijnt? Wil je graag bespreken wat ik voor jou kan doen tijdens een persoonlijk gesprek? Heb je een vraag die per e-mail kan beantwoord worden? Wat ook de reden is dat je mij wil spreken, laat hier je gegevens achter en ik neem zo snel mogelijk contact met je op.
Met meer dan 10 werknemers, werd het voor Annik Van Hove, de zaakvoerder van Amoda, wel heel erg druk. Ze besloot om voor HR een beroep te doen op externe hulp. Sinds november 2016 werkt Christel Dehaes 1 dag per week als HR Consultant voor Amoda. Door een aantal taken over te dragen aan Christel Dehaes, worden die taken systematischer opgevolgd en kan Annik zich concentreren op de groei van het bedrijf.
